製造業において、在庫管理は業務の効率化と品質管理に直結する重要なプロセスです。 しかしながら、部品や原材料の管理が増え、複雑になるほど手動での管理には限界が生じ、ミスやコストが増加するリスクがあります。 そこでこの記事では、エクセルを活用した在庫管理の方法と、在庫管理システム「Sanka」を導入するメリットについて解説します。 製造業での在庫管理業務を効率化する方法を探している方はぜひ参考にしてください。
製造業における在庫管理には、主に以下のような課題があります。
製造業では管理する部品や原材料が多く、ロットやシリアル番号、有効期限など管理すべき情報が多岐にわたるため在庫管理にかなりの時間と手間がかかります。 在庫ごとに適切な保管環境（温度や湿度など）を設定する必要がある場合は、複数拠点に分散した在庫数も的確に把握する必要もあるでしょう。 さらに、複数の部門で同じ部品を使用する場合では、在庫データをリアルタイムに共有・把握することも課題に挙げられます。
製造業では在庫が過剰になると保管コストや廃棄リスクが増え、反対に在庫が不足すると生産ラインが停止し売上減少につながる可能性があります。 そのため、適切な在庫数を常に維持するためにデータ分析を活用し需要変動に迅速に対応することが重要です。
発注から納品までにかかる期間（リードタイム）が長くなると、需要の変動に迅速に対応しにくくなり、供給遅延や過剰在庫のリスクが増します。 部品や原材料に賞味期限や有効期限がある場合は期限切れのリスクも高まるでしょう。 さらに、リードタイムが実際の生産スケジュールと一致していない場合は無駄な在庫が発生し、保管コストが増加します。 そのため、製造業ではリードタイムの短縮はもちろん、適切な管理と生産スケジュールとの連携が重要です。
ここでは、製造業における在庫管理をエクセルで効率化する方法について紹介します。
在庫管理をエクセルで行う利点としては、下記のポイントが挙げられます。
すでに多くの企業で導入済みで追加コストが発生しない
使い慣れたフォーマットで教育コストが低い
企業特有のニーズに合わせてカスタマイズできる
基本的なデータ分析が可能
データの可視化が簡単
上記の理由から、エクセルは在庫管理の効率化に最適なツールのひとつと言えます。
在庫管理にどんな項目が必要かは企業によって異なりますが、一般的に下記の項目を設定しておけば在庫の全体像を把握できるでしょう。
【設定項目の例】
商品コード
商品名
在庫数量
最小在庫数
発注点
単価
在庫金額
状態
エクセルのIF関数を使えば、在庫数などの基本情報を入力するだけで自動的に在庫数量の状態（適正、要発注、過剰など）を把握できます。
上記の例ではG列・H列に関数を設定し、自動判定できるようにしています。
G列：在庫金額＝在庫数量×単価
H列：状態=IF(在庫数量<=最小在庫数, “要発注“, IF(在庫数量>発注点, “過剰“, “適正“))
関数を一度設定してしまえば、手動計算の手間が省けるのでミスも減らせますよ。 より複雑な条件の設定が必要な場合は、ピポットテーブルやマクロ機能などを活用するのもひとつの方法です。
エクセルでは数値データをベースにして簡単にグラフを作成できます。 数字の羅列だけでは内容がわかりにくい場合、視覚的に情報を捉えられればその後の意思決定に活かせるでしょう。 一例として、エクセルの在庫状況をグラフ化してみました。
しかしながら、エクセルで行う在庫管理には下記のような限界があります。
製造業では、ひとつの製品を完成させるのに数百、数千もの部品を管理するケースがあります。 すべての部品のデータをエクセルで管理する場合、データ数量が増えるとどうしても数値の入力ミスや関数の設定ミスが発生しやすくなります。 エラーにより在庫数の正確な把握が難しくなり、再発注のタイミングを誤るなど最終的に経営に影響を与える可能性もあるでしょう。 エクセルは業務内容に合わせて柔軟に項目をカスタマイズできるのがメリットですが、大量のデータを正確に管理し続けることに対してはミスを事前に防ぐ仕組みが不足しています。
エクセルは基本的に1人でデータを更新することを前提に設計されています。 複数人でデータを編集することもできますが、更新するタイミングによってはデータがうまく上書きされないというトラブルが発生します。 最新の情報を共有できなければ誤ったデータで意思決定を行う危険性があります。 さらに、エクセルでは変更履歴を管理する機能が限られているため、誰がどのデータを変更したかを追跡するのが困難です。 エクセルの閲覧自体は問題ありませんが、協力して編集作業を行うには不便と言わざるをえないでしょう。
エクセルではリアルタイムでの在庫数更新が難しく、データの更新は手動で行う必要があります。 商品が入庫または出庫された際に、即座に在庫数を反映させる仕組みがなく、時間が経過するごとにデータの鮮度が失われます。 そのため、実際の現場での在庫数とエクセル上の在庫数にズレが生じてしまい、正確な在庫管理が困難になります。 とくに、販売店舗や倉庫間で頻繁に在庫が変動する場合、リアルタイムのデータ更新ができないことが在庫切れや過剰在庫の原因になるため、効率的な運営が難しくなるでしょう。
製造業においては、部品や完成品などを複数の拠点に分けて管理しているケースもあるでしょう。 その場合、拠点ごとの在庫数をリアルタイムで把握することはほぼ困難になります。 拠点ごとに在庫をエクセルで管理することはできても、企業全体で現在の在庫数を把握するには情報の統合に時間がかかってしまいます。 どの拠点に何の部品が足りていて、どこで余っているかが一目でわからないので、注文のたびに在庫数の確認作業が必要になるでしょう。
エクセルの応用テクニックとして大量のデータを瞬時に分析できるピボットテーブルや繰り返し作業を自動化できるマクロ機能などもありますが、事業規模やニーズによっては在庫管理システムを導入したほうが業務の効率化につながる可能性が高いでしょう。
では、エクセルではなく在庫管理システムを導入することでどのようなメリットが得られるのかを解説します。
在庫管理システムでは商品ごとにマスター情報を設定するため、どこの拠点にどの製品がいくつ保管されているかをリアルタイムに把握できます。 倉庫やショップなど複数の拠点に在庫が分散されている場合の把握も可能です。 発送や返品ステータスも管理できるので、リアルタイムに最新在庫状況を把握したい業種に向いています。棚卸しに関するスタッフの負担も軽減できるでしょう。
在庫管理システムと生産スケジュールを連携することにより、需要予測や生産量に合わせたタイムリーな在庫の発注や入荷が可能になります。 在庫数を常に適切に保てるようになるので、過剰在庫や在庫不足のリスクを回避できますよ。 生産計画が変更されても、システムが在庫データを自動で更新するため柔軟な対応が可能です。
製造業では数百種類の部品を扱うケースも多く、エクセルで手作業で管理する場合は入力ミスやエラーが発生しやすくなります。 ですが、在庫管理システムを導入することで在庫数の変動を自動管理でき、ミスを大幅に削減できます。 在庫管理表と実際の在庫数のズレを解消できるため、キャッシュフローの改善にもつながるでしょう。
食品や医薬品・化粧品業界などでは、在庫の賞味期限や使用期限の情報も重要になります。 ただ、商品と結び付けて管理するデータが増えるため、手作業で情報を管理する場合はかなりの手間と時間がかかります。 在庫管理システムを使えば、期限が近づいた商品に対して自動でアラートを出したり、期限が短い在庫から使用するなどの管理が可能です。
在庫管理システムでは在庫のロット番号やシリアル番号も管理できるため、トレーサビリティが確保され品質管理の質が向上します。 たとえば、完成製品に不具合が発生した場合を考えてみましょう。 不具合の原因となった部品と同じロットの部品を使用した製品を特定しやすくなり、早期の改善対応に活かせます。 トレーサビリティは食品業界や医薬品業界、精密機器業界など、厳格な品質管理が求められる製造業で信頼性向上の助けとなるでしょう。
自社にどんな在庫管理システムが良いか迷ったら、クラウドベースのプラットフォーム「Sanka」を検討してみてください。 ここではSankaの特徴とメリットについて解説します。
Sankaでは在庫状況をリアルタイムに把握可能です。 入庫・出庫管理はもちろん、複数の拠点にまたがる在庫の管理にも対応しています。 全社員が同じプラットフォームにアクセスできるため、情報の共有がスムーズになり、在庫回転率の向上が見込めます。
Sankaでは、在庫・調達・受注・請求などの管理業務を一元化できます。 社内で異なるシステムを使っている場合はひとつにまとめることで業務フローがスムーズになり、作業時間の短縮やエラーの削減につながります。
Sankaでは多くの作業を自動化できます。 下記はその一例です。
在庫の自動発注
AIを活用したデータ分析
発注書の作成
レポート作成
請求書の作成
各種伝票発行 など
AIを活用したデータ分析では需要予測ができるため、適正な在庫管理や利益率の向上に活用できます。 そのほか、各書類の発行業務を効率化することで作業時間を短縮でき、同時にミスの発生も防ぐことが可能です。
Sankaのこれまでの納品実績は1,000社以上。 製造業から小売業、サービス業まで、幅広い業種での業務効率化を支援してきた実績があります。 システムの導入時はもちろん、万が一運用中にトラブルが発生した場合でも経験豊富なサポートチームが対応してくれるため安心ですよ。
Sankaでは無料で利用できるスタータープランが用意されているので、契約前に使い勝手を確認できるのが嬉しいポイントです。 その企業にマッチした使い方の提案やカスタム開発も請け負っているので、業務の効率化を実現できるでしょう。 初期費用もかからず、最低契約期間もないので安心して始められますよ。
在庫管理は製造業において生産性向上とコスト削減を実現するための重要な業務です。 エクセルは比較的小規模な在庫管理にはメリットがありますが、取り扱うデータ数が増えてきた場合には在庫管理システムのほうが効率化に貢献できるでしょう。 Sankaは初期費用をかけずに試用もできるため、自社に適した在庫管理の方法を実現するための第一歩として導入を検討してはいかがでしょうか。
詳細については、Sanka公式ページをご覧ください。
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